كثير من الشركات الصغيرة في سوريا تدير موظفيها بدفتر وملف Excel. والبحث عن «برنامج موارد بشرية مجاني» يعيدك غالباً إلى قوالب جاهزة أو عروض تجريبية تنتهي بعد أيام. يشرح هذا الدليل بوضوح ما يقدّمه ديوان مجاناً، وما لا يقدّمه، وكيف تعمل التجربة الكاملة.
١. مجاني دون مدة، حتى ٨ موظفين نشطين
الباقة المجانية في ديوان ليست تجربة مؤقتة، بل باقة دائمة لأي شركة لديها ٨ موظفين نشطين أو أقل. ويُحتسب معهم الموظفون الذين أُرشفوا خلال آخر ٣٠ يوماً. وعند إضافة الموظف التاسع تحتاج الشركة إلى الترقية لباقة مدفوعة.
٢. ما تشمله الباقة المجانية
- ملفات الموظفين: بيانات كل موظف ووثائقه في مكان واحد.
- الحضور والانصراف: تسجيل الحضور من الجوال في موقع العمل. التفاصيل في دليل الحضور بالجوال والبصمة.
- الإجازات والسلف: يطلبها الموظف من جواله، ويوافق عليها المدير.
- الإعلانات: لإبلاغ الموظفين بتعميم أو عطلة.
- تطبيق الموظف: على أندرويد والآيفون ومن المتصفح.
- معاينة الرواتب: يحسب ديوان رواتب الشهر لتراجعها، دون إغلاق المسير.
٣. ما لا تشمله الباقة المجانية
نذكرها بوضوح كي لا تُفاجأ لاحقاً. الميزات التالية متاحة في التجربة وفي الباقات المدفوعة فقط:
- إغلاق مسير الرواتب وإصدار قسائم الراتب.
- الكتب والأوراق بترويسة الشركة وهويتها.
- التوقيع الإلكتروني وإدارة المهام.
- «هلا · مضيف الديوان» داخل البرنامج، وشرح الراتب.
- التصدير، وربط أجهزة البصمة، والموافقات متعددة الخطوات.
وسعة التخزين في الباقة المجانية ٢٠٠ ميغابايت.
٤. كيف تسجّل
- اضغط «ابدأ مجاناً» وأدخل بريدك الإلكتروني، ثم الرمز الذي يصلك عليه.
- اختر كلمة سر.
- اكتب اسم شركتك وعنوانها على ديوان. يتحقق النظام من توفّر العنوان أثناء الكتابة.
تُنشأ الشركة فوراً وتبدأ تجربتها، دون بطاقة دفع. ويمكنك التسجيل أيضاً من زر «سجّل شركتك مجاناً» في تطبيق ديوان HR على الجوال. ولإدخال موظفيك دفعة واحدة، راجع استيراد الموظفين من Excel.
٥. التجربة الكاملة ٣٠ يوماً
بعد التسجيل تحصل الشركة على ٣٠ يوماً بكل ميزات باقة «ديوان»، بما فيها إغلاق الرواتب والقسائم والتوقيع الإلكتروني والمهام. استعمل هذه المدة لتشغيل أول مسير رواتب على بياناتك الحقيقية، ونصيحتنا أن تحسبه في Excel بالتوازي وتقارن النتيجة موظفاً موظفاً قبل الإغلاق.
٦. ماذا يحدث بعد انتهاء التجربة؟
- لا يُحذف شيء. تنتقل الشركة تلقائياً إلى الباقة المجانية، دون بطاقة دفع ودون التزام.
- إن كان لديك أكثر من ٨ موظفين نشطين: أمامك ١٤ يوماً لتختار: إما الترقية، وإما تحديد من يبقى نشطاً. بعدها يُعلَّق الموظفون الزائدون مؤقتاً مع حفظ ملفاتهم، وتعيدهم الترقية.
- الترقية من داخل ديوان: من صفحة «الباقة» في الإعدادات تطلب الترقية وتختار طريقة الدفع: شام كاش، أو نقداً، أو تحويلاً. تعمل الباقة فوراً لمدة ٧ أيام حتى يتأكد الدفع.
- الحساب الخامل: إن لم يدخل أحد ولم يسجّل أحد حضوره في شركة على الباقة المجانية، يصلها تنبيه بعد ١١ شهراً، وتُؤرشف بعد ١٢ شهراً، وتبقى بياناتها محفوظة.
Excel أم برنامج مجاني؟ مقارنة صادقة
Excel يكفيك إن كان عندك موظفون قليلون، ولا تحتاج إلا إلى كشف رواتب شهري يجهّزه شخص واحد يعرف الملف جيداً. وإن كان هذا وضعك، فابدأ من قالب الرواتب المجاني.
البرنامج المجاني أنسب حين يبدأ الوقت يضيع في الأسئلة: كم بقي من رصيد إجازتي؟ هل خُصمت السلفة؟ من تأخّر اليوم؟ في ديوان المجاني يسجّل الموظف حضوره ويطلب إجازته وسلفته من جواله، ويرى رصيده بنفسه، وتراجع أنت معاينة الرواتب دون أن تنقل الأرقام يدوياً.
ما لا يغطيه المجاني: إغلاق المسير وقسائم الراتب. لهذا إما أن تبقي الكشف النهائي في Excel، وإما أن ترقّي الباقة. ولمعرفة ما يجب أن يقدّمه برنامج الرواتب عموماً، راجع برنامج الرواتب في سوريا.
أسئلة شائعة
هل ديوان مجاني فعلاً أم أنها تجربة تنتهي؟
مجاني دون مدة لأي شركة لديها ٨ موظفين نشطين أو أقل. التجربة الكاملة ٣٠ يوماً تأتي أولاً، ثم تنتقل الشركة تلقائياً إلى الباقة المجانية.
هل أحتاج إلى بطاقة دفع للتسجيل؟
لا. التسجيل لا يطلب بطاقة دفع، ولا يوجد دفع بالبطاقة عبر الإنترنت أصلاً. وعند الترقية تختار الدفع عبر شام كاش أو نقداً أو تحويلاً.
ماذا يحدث لبياناتي حين تنتهي التجربة؟
لا يُحذف شيء. وإن كان لديك أكثر من ٨ موظفين نشطين، فأمامك ١٤ يوماً للترقية أو لاختيار من يبقى نشطاً، ويُعلَّق الباقون مؤقتاً مع حفظ ملفاتهم.
هل أستطيع إغلاق الرواتب وإصدار القسائم على الباقة المجانية؟
لا. الباقة المجانية تتيح معاينة الرواتب دون إغلاق. أما إغلاق المسير وقسائم الراتب فمتاحة في التجربة وفي الباقات المدفوعة.
هذا المقال للمعلومات العامة. وتفاصيل الباقات في صفحة الباقات.