سياسة الخصوصية

أهلا فيك. هالصفحة بتشرح شو البيانات يلي بتمرق بديوان، مين المسؤول عنها، وين بتنحفظ، مين بيشوفها، وقديش بتضل، وكيف بتطلب حقوقك. كتبناها بكلام واضح، وإذا في شي مو مفهوم احكينا على [email protected].

١. مين نحنا وعلى شو بتنطبق هالسياسة

ديوان HR («ديوان»، «نحنا») نظام موارد بشرية ورواتب ودوام للشركات بسوريا، خدمة بيشغّلها نجدت محمد سعيد تلمساني عوده. بيشتغل كموقع ويب (PWA)، وكتطبيق أندرويد، وكتطبيق آيفون، ومنقدّمو بطريقتين:

• ديوان السحابي: مستضاف عنا، وكل شركة إلها عنوان لحالها (مثلاً acme.diwanhr.com).
• النسخة المحلية: الشركة بتركّب ديوان على سيرفرها هي، ونحنا منقدّم الدعم.

هالسياسة بتنطبق على: الشركات الزبائن، وموظفيها يلي بيستعملوا ديوان، والمرشحين يلي بيقدّموا على شواغر عن طريق ديوان، وزوار موقع diwanhr.com.

٢. مين المسؤول عن البيانات

يعني: إذا إنت موظف، شركتك هي يلي بتقرر شو بينحفظ عنك ومين بيشوفو، وهي المرجع الأول لأي طلب بخصوص بياناتك (القسم ١٠). نحنا ما منستعمل بيانات موظفي أي شركة لأي غرض تاني، ولا منبيعها، ولا منستعملها للإعلانات.

٣. شو البيانات

٣.١ بيانات الموظف يلي بتدخلها الشركة

حسب الحقول يلي الشركة بتعبّيها، ممكن تشمل:

• التعريف والتواصل: الاسم بلغتين، رقم الموظف، الصورة، الإيميل والجوال، العنوان، المعالين.
• الهوية (مجموعة حساسة): الرقم الوطني، رقم جواز السفر، رقم التأمينات الاجتماعية، تاريخ الميلاد، اسم الأم ومكان الولادة.
• العمل: الفرع والقسم والمسمّى والمدير، تاريخ التعيين والعقد، نظام الدوام، العهدة، الوثائق ومواعيد انتهائها.
• الرواتب (مجموعة حساسة): الراتب الأساسي وعناصر الراتب، الأجر المسجّل بالتأمينات، وضع الضريبة، السلف والأقساط، القسائم والمسيرات، التسوية النهائية.
• الدفع (مجموعة حساسة): رقم الحساب البنكي أو IBAN أو محفظة شام كاش.
• الصحة (مجموعة حساسة): ملاحظات صحية، إعاقة، تقارير ومرفقات الإجازة المرضية.
• الإجراءات: الطلبات والموافقات، الإجازات وأرصدتها، الإجراءات التأديبية، إنهاء الخدمة، الكتب الصادرة.
• سجل التعديلات: مين غيّر شو وإيمتى وليش (بلا قيم الحقول الحساسة).

٣.٢ بيانات الدوام

• الحركات: وقت الدخول والخروج ومصدرها (جوال، كشك، رمز QR، جهاز بصمة، إدخال يدوي من الموارد البشرية، أو تصحيح).
• الموقع الجغرافي: بس لحظة تسجيل الحضور من الجوال، وبس إذا وافقت (القسم ٤).
• صورة السيلفي: بس إذا الشركة شغّلتها وإنت صوّرت وقت البصمة.
• علامات للمراجعة: مثلاً «برّا الموقع المسموح» أو «موقع مزيّف» أو «ساعة الجهاز متغيّرة». هالعلامات ما بترفض الحركة، بتطلّعها للموارد البشرية لتراجعها.
• أجهزة البصمة: ديوان بياخد من الجهاز رقم الموظف ووقت الحركة واسم المستخدم على الجهاز بس. قوالب البصمة وصور الوجه ما بتطلع من الجهاز وما بتنحفظ عنا أبداً: منطلب من الجهاز ما يبعتها، وإذا بعتها بترنمى بلا ما تنحفظ.

٣.٣ بيانات الحساب والدخول

• الإيميل أو رقم الجوال لاستلام رموز الدخول، وكلمة السر (محفوظة بشكل مشفّر باتجاه واحد، ما حدا بيقدر يقراها ولا نحنا).
• الجلسات المفتوحة ونوع الجهاز أو المتصفح (لشاشة «جلساتي» مشان تشوفها وتسكّرها)، وطريقة الدخول.
• تفضيلاتك: اللغة، شكل الأرقام، الوضع الليلي، والإشعارات.

٣.٤ المرشحين للوظائف

إذا قدّمت على شاغر شركة عن طريق ديوان: الاسم، وطرق التواصل، والمدينة، والسيرة الذاتية، وأجوبة نموذج التقديم، وتقييمات فريق التوظيف ومراحل الطلب. الشركة يلي فتحت الشاغر هي المسؤولة عن هالبيانات.

٣.٥ هلا (المساعد الذكي)

هلا بتشتغل بس إذا الشركة حطّت مفتاح خدمة ذكاء اصطناعي على حسابها هي (مثلاً Gemini أو OpenAI أو Anthropic). وقت تسأل هلا:

• ما بيطلع للمزوّد ولا اسم موظف، ولا رقم، ولا مبلغ، ولا راتب، ولا تاريخ من البيانات، ولا رقم هوية أو حساب أو معلومة صحية. هدول بيتبدّلوا بمراجع (متل «P1» أو «N3») قبل الإرسال، والأرقام بتنحط بالجواب عنا بعد ما يرجع. وأي سلسلة أرقام طويلة أو إيميل أو رقم جوال بتكتبها بالسؤال بتتشال كمان.
• بيطلع للمزوّد: نص سؤالك بعد التنظيف، ونتائج الأدوات بشكل مراجع، وآخر كم رسالة بالمحادثة بنفس الشكل. ما بيطلع اسم الشركة ولا اسمك.
• هلا بتشوف بس يلي إنت بتشوفو بالشاشات، وما بتقدر تغيّر شي بلا ما إنت تأكّد بكبسة.
• محادثاتك إلك لحالك: ولا مدير النظام ولا فريق ديوان بيقدر يقراها. نصها مشفّر بقاعدة البيانات وبينمحى بعد المدة يلي بتحددها الشركة (القسم ٩).
• استعمال المزوّد بيخضع لشروطو هو، على حساب الشركة. ديوان ما إلو حساب عند المزوّد.

٣.٦ بيانات الشركة الزبون كعميل

اسم الشركة وعنوانها، وجهات التواصل، العقد والباقة، الفواتير والدفعات وإثباتاتها، وتذاكر الدعم ومرفقاتها.

٣.٧ زوار الموقع التسويقي

موقع diwanhr.com ما فيه أدوات تتبّع ولا تحليلات ولا إعلانات ولا مكتبات من برّا. نموذج التواصل بيفتح تطبيق الإيميل عندك بس، وما بيبعت شي لسيرفر. إذا راسلتنا، منحتفظ برسالتك وعنوانك لنرد عليك.

٤. الموقع الجغرافي والصورة وقت البصمة

• الموقع بيتسجّل لحظة البصمة بس. ما في أي تتبّع بالخلفية ولا بأي وقت تاني. تطبيقات الجوال ما بتطلب إذن الموقع بالخلفية أصلاً.
• قبل أول بصمة بالموقع، بنسألك: «منسجّل وين كنت لحظة البصمة بس، مو بأي وقت تاني». إذا رفضت، البصمة بتتسجّل بلا موقع (ما بتنرفض)، وبتطلع للموارد البشرية بعلامة «بلا موقع» إذا الشركة طالبة موقع.
• بتقدر بأي وقت تسكّر إذن الموقع للتطبيق أو للمتصفح من إعدادات جوالك، ووقتها ما بيتسجّل موقع.
• التطبيقات بتاخد الموقع من الجوال نفسو، بلا خدمات Google، وبتكشف إذا الموقع مزيّف لتعلّم الحركة للمراجعة.
• السيلفي بيتصغّر لحوالي ٥٠ كيلوبايت، وبينمسح من الجهاز أول ما يوصل للسيرفر.
• مين بيشوف الدليل (الإحداثيات والصورة): إنت، والموارد البشرية بشكل افتراضي، أو حسب أدوار شركتك. وكل فتح لصورة موظف من حدا غيرو بينسجّل بسجل الوصول.
• قديش بيضلّوا: الإحداثيات والصور بتنمحى بعد ٩٠ يوم بشكل افتراضي، والشركة بتقدر تطوّل المدة أو تخليها للأبد. لما تنمحى، الحركة نفسها بتضل مع علاماتها والمسافة المحسوبة.

٥. وين بتنحفظ البيانات

• ديوان السحابي: على سيرفر عند Hetzner بمدينة هلسنكي بفنلندا، والنسخ الاحتياطية المشفّرة على مساحة تخزين منفصلة عند Hetzner بألمانيا. يعني البيانات بتنحفظ برّا سوريا، بالاتحاد الأوروبي.
• النسخة المحلية: على سيرفر الشركة نفسها، ونسخها الاحتياطية عندها. ديوان ما بيحتفظ بأي نسخة من بياناتها ولا من نسخها الاحتياطية.
• على جهازك: المتصفح أو التطبيق بيحفظ بعض الأشيا مشان يشتغل بلا نت: الحركات يلي لسا ما وصلت (مشفّرة)، ومعرّفك واسمك ورقمك كموظف، وتفضيلاتك. لما تطلع من حسابك، الحركات يلي ما وصلت بتضل محفوظة لحد ما ترجع تفوت (أو بتمسحها إذا اخترت هيك).

٦. التشفير والحماية

• بالطريق: كل الاتصال بـHTTPS.
• الحقول الحساسة جوّا القاعدة مشفّرة بـAES-256-GCM: الرقم الوطني، رقم الجواز، رقم التأمينات، الملاحظات الصحية والإعاقة، وأرقام الحسابات البنكية والمحافظ، ومفتاح هلا، ونص محادثات هلا. والملفات يلي فيها رواتب أو أرقام حسابات أو عقوبات (متل ملفات المسير وإيصالاتها والكتب التأديبية وبراءة الذمة وعروض العمل) مشفّرة بالتخزين كمان.
• المبالغ والرواتب ما بتتشفّر حقل بحقل لأنها بتلزم للحساب، وبتحميها الصلاحيات وعزل الشركات (أدناه).
• عزل الشركات: كل شركة معزولة عن غيرها على مستوى قاعدة البيانات نفسها، مو بس بالكود.
• كلمات السر محفوظة بخوارزمية Argon2id باتجاه واحد. وبعد كم محاولة غلط ورا بعض، الحساب بينقفل لفترة.
• الرمز الإضافي: أي مستخدم عندو صلاحية على الرواتب أو البيانات الحساسة أو إدارة الصلاحيات لازم يكمّل رمز تحقق إضافي بجلستو قبل ما يستعمل هالصلاحيات. (الموظف وهو عم يشوف بياناتو هو ما بيحتاجو.)
• النسخ الاحتياطية بتتشفّر على السيرفر نفسو قبل ما تطلع (AES-256)، فمزوّد التخزين ما بيقدر يقرا محتواها. وكل شهر منجرّب استرجاع آخر نسخة بشكل آلي لنتأكد إنها سليمة.
• بتطبيقات الجوال: رمز الجلسة محفوظ بمخزن النظام المشفّر (Android Keystore بالأندرويد، وKeychain بالآيفون لهالجهاز بس)، وما في أي مفتاح أو سر جوّا التطبيق.
• بالنسخة المحلية: مفاتيح التشفير عند الشركة بس، على ورقة استرجاع بتنطبع وقت التركيب. ديوان ما بيحتفظ بنسخة منها، فإذا ضاعت ما منقدر نرجّعها.
• السجلات التقنية (logs) بقائمة سماح: بتنكتب فيها المعرّفات والحالات بس. ولا راتب، ولا رقم هوية، ولا معلومة صحية، ولا موقع، ولا إيميل، ولا رقم جوال، ولا نص رسالة.

ما في نظام محمي ١٠٠٪، بس هالإجراءات مبنية بالنظام نفسو ومنفحصها بتستات.

٧. مين بيشوف البيانات

٧.١ جوّا الشركة

الشركة بتحدد مين بيشوف شو، بأدوار وصلاحيات (موظف، مدير مباشر، موارد بشرية، مالية، إدارة عليا، مدير النظام، وغيرها، والشركة بتعدّلها):

• الموظف بيشوف بياناتو هو، والهيكل العام للشركة (الاسم والمسمّى والقسم والصورة بس لزملائو).
• المدير بيشوف فريقو حسب صلاحياتو.
• الرواتب إلها بوابة لحالها: ما حدا بيشوفها إلا بتفعيل منفصل، وبمستوى رؤية بتختارو الشركة (المجموع بس، أو بلا أسماء، أو كاملة).
• البيانات الحساسة (الهوية، الحساب، الصحة) بصلاحيات منفصلة. الموارد البشرية بتشوف المعلومات الصحية بشكل افتراضي، والشركة بتقدر تشيلها.
• كل فتح لبيانات حساسة لموظف غير صاحبها، أو لقسيمة أو مسير، بينسجّل بسجل الوصول.

٧.٢ فريق ديوان (بديوان السحابي)

• ما منفوت على بيانات شركتك إلا بإذن منها. الشركة بتعطي «منحة دخول» من إعداداتها، بدور بتختارو هي، لمدة أقصاها ٣٠ يوم، وبتسحبها بأي لحظة. ما في طريق تاني للدخول.
• وقت الدخول، عضو الفريق بيشوف شريط ثابت إنو داخل كفريق ديوان، والشركة بيوصلها إشعار، وبتشوف بشاشة «دخولات فريق ديوان» كل منحة وكل جلسة. وكل تعديل منعملو بينكتب باسمنا بسجل التدقيق تبع الشركة.
• حتى بمنحة: ما منقدر نستعمل هلا بحساب الشركة، ولا نعطي صلاحيات، ولا نقرا إشعارات حدا.
• تذاكر الدعم: منقرا بس النص والصور يلي الشركة بتبعتها. والشاشة بتنبّه: لا تكتب رواتب أو أرقام هوية أو معلومات صحية. مرفقات التذاكر مشفّرة بالتخزين.
• إشارات مجمّعة عن صحة الحساب: بلا منحة، منشوف أعداد وتواريخ وحالات بس (متل عدد الموظفين الفعّالين، آخر دخول لأي مستخدم، إذا آخر مسير انقفل)، بلا أسماء ولا مبالغ ولا معرّفات موظفين، لنساعد الشركة بالتجهيز والمتابعة. والشركة بتشوف نفس الأعداد بصفحة «شو بيشوف ديوان عنكن» بقسم دعم ديوان.

٧.٣ بالنسخة المحلية

فريق ديوان ما إلو أي دخول. الدعم بيصير بملف تشخيص بيبعتو مدير النظام، أو بمستخدم دعم لوقت محدد، أو باتصال آمن بيفتحو الزبون لحد ٢٤ ساعة، وكلو مسجّل. «نبضة الصحة» (معلومات تقنية عن النسخة بلا أي معلومة عن موظف أو مستخدم أو مبلغ) مطفية لحد ما مدير النظام يوافق عليها، وبيقدر يشوف بالحرف شو بينبعت.

٨. جهات خارجية بتمرق منها بيانات

منستعمل هالجهات بس لتشغيل الخدمة:

ما منبيع بيانات لحدا، وما منشاركها لإعلانات.

٩. قديش بتضل البيانات

الأصل: بيانات الشركة بتضل محفوظة طول ما الشركة عنا، لأنو سجل الموظفين والرواتب سجل قانوني ومالي. وفي أنواع الشركة بتحدد إلها مدة حذف من إعداداتها.

لما الشركة تترك ديوان: حسابها بيتوقّف وبياناتها بتضل محفوظة. منعطيها نسخة من بياناتها إذا طلبت (إكسل للموظفين والمسيرات المقفولة). والحذف الكامل بيصير بس بطلب مكتوب منها، بعد ٣٠ يوم من الطلب. بعد الحذف، البيانات بتضل بالنسخ الاحتياطية المشفّرة لحد ما تطلع من دورة النسخ (حوالي سنة كحد أقصى)، وما بتنستعمل إلا لاسترجاع النظام بعد عطل.

١٠. حقوقك وكيف تطلبها

إذا إنت موظف أو مرشح

بما إنو شركتك هي المسؤولة عن بياناتك، طلباتك بتروح لإلها (الموارد البشرية أو مدير النظام):

• تشوف بياناتك: بتشوف معظمها بنفسك بديوان («ديواني»): ملفك، قسائمك، رصيد إجازاتك، دوامك، طلباتك.
• تصحّح بياناتك: بتطلب من الموارد البشرية، ولتصحيح الدوام في طلب تصحيح جوّا ديوان.
• تحذف أو تقيّد: حسب سياسة شركتك والقانون. في بيانات ما بتنحذف لأنها سجل قانوني أو مالي (متل المسيرات المقفولة). والمرشح بيقدر يطلب حذف بياناتو، والشركة بتمحي اسمو وطرق تواصلو وسيرتو وأجوبتو وتعليقات التقييم، وبتضل أرقام إحصائية بلا هوية.
• الموقع: بتسكّر إذنو من إعدادات جوالك بأي وقت (القسم ٤).
• الإشعارات: بتختار القنوات من تفضيلاتك.
• جلساتك: بتشوفها وبتسكّرها من «جلساتي».

إذا ما عرفت توصل لشركتك أو ما ردّت، احكينا على [email protected] ومنوصّل طلبك إلها. ما منقدر نغيّر أو نحذف بيانات موظف بلا قرار الشركة.

إذا إنت شركة زبون أو زائر للموقع

احكينا مباشرة على [email protected] لتشوف أو تصحّح أو تطلب حذف بياناتك عنا، ضمن حدود يلي لازم نحتفظ فيه قانونياً (متل الفواتير).

١١. الإيميلات والإشعارات

• الإيميلات بتطلع باسم شركتك من [email protected]، وفيها شعار الشركة وشعار ديوان كصور مرفقة جوّا الرسالة. ما في صور بتتحمّل من برّا، وما في تتبّع لفتح الإيميل ولا للروابط.
• الإيميل وواتساب وإشعار شاشة القفل ما فيهن راتب ولا رقم هوية ولا معلومة صحية ولا نوع إجازة ولا سبب. الإشعارات الحساسة (متل العقوبات أو الاستقالة) بتطلع بجملة عامة: «في شي جديد بانتظارك بديوان». التفاصيل بتشوفها بس لما تفوت على ديوان.
• إشعارات تطبيقات الجوال ما فيها نص الإشعار: الأندرويد بيقول «عندك إشعارات جديدة بديوان»، والآيفون «عندك إشعار جديد بديوان» مع العدد.
• إذا شركتك حطّت عنوان رد، بعض الإيميلات (متل رسائل المرشحين) بتطلع بعنوان رد على إيميل الشركة.

١٢. الكوكيز والتخزين بالجهاز

• بنظام ديوان: منستعمل كوكيز ضرورية بس، لجلسة الدخول. ما في كوكيز إعلانات ولا تحليلات ولا تتبّع. كوكي الجلسة مربوط بعنوان شركتك بالضبط، وما بيقدر يقراه أي سكربت.
• مدة الجلسة: الموظف العادي ٣٠ يوم، والمدراء والموارد البشرية وأي دور أوسع ١٢ ساعة، وتطبيقات الجوال ٣٠ يوم.
• التخزين المحلي: تفضيلات العرض (اللغة، الوضع الليلي…)، والحركات يلي لسا ما وصلت (القسم ٥).
• بالموقع التسويقي: ولا كوكي. بس إذا كبست زر الوضع الليلي، اختيارك بينحفظ بمتصفحك.

١٣. تطبيقات الجوال (أندرويد وآيفون)

التطبيقين بيفتحوا نفس ديوان شركتك، وما فيهن مكتبات Google ولا Firebase ولا أدوات تحليلات أو إعلانات أو تتبّع، وما بيكتبوا سجلات فيها موقع أو رمز جلسة. لقطات الشاشة مسموحة.

١٣.١ الأندرويد

١٣.٢ الآيفون

رمز الجلسة ومفتاح الحركات المحفوظة بـKeychain الآيفون لهالجهاز بس: ما بيروحوا على iCloud ولا على النسخ الاحتياطية، وما بينتقلوا لجهاز جديد.

١٤. الأمان والحوادث

إذا صار حادث أمني بيمس بيانات شركة، منبلّغ الشركة بأسرع وقت ممكن بعد ما نعرف، بشو صار وشو عملنا، والشركة بتقرر كيف تبلّغ موظفيها حسب القانون.

١٥. تغيير هالسياسة

إذا غيّرنا شي مهم، منبلّغ الشركات الزبائن قبل ٣٠ يوم من بدء سريان التغيير، ومنحدّث التاريخ فوق.

١٦. التواصل

لأي سؤال عن الخصوصية: [email protected]

ديوان HR، خدمة بيشغّلها نجدت محمد سعيد تلمساني عوده · دمشق، سوريا