برنامج إدارة مهام بالعربية لمتابعة عمل فريقك

في أغلب الشركات تضيع المهام بين مجموعات واتساب والمكالمات والأوراق اللاصقة. يسأل المدير: «أين وصل موضوع الصيانة؟» فلا أحد يعرف الجواب بالضبط. مهام ديوان تجمع عمل الفريق في مكان واحد، بالعربية ومن اليمين إلى اليسار، وضمن البرنامج نفسه الذي فيه الموظفون والدوام والرواتب.

١. مساحة لكل فريق

لكل فريق مساحته، والعمل فيها بطاقات تنتقل عبر مراحل: مثلاً «جديدة» ثم «قيد التنفيذ» ثم «منجزة». وتعرض المساحة بطاقاتها كلوح أو قائمة أو تقويم. ويمكن أن يتطلّب نقل البطاقة من مرحلة إلى أخرى موافقةً أو تعبئة حقول. وتتوفر قوالب جاهزة لسير العمل تبدأ منها.

٢. «شغلي»: مهامك مرتّبة

في «شغلي» تجد كل ما هو مسند إليك مرتّباً: متأخرة، واليوم، وهذا الأسبوع، ولاحقاً. وفي أعلاها «بانتظارك»: الموافقات والتواقيع التي تنتظر قرارك. كما تظهر البطاقات المسندة إليك في صندوق ديوان.

٣. إضافة مهمة بجملة واحدة

تكتب المهمة في سطر واحد يتضمن الشخص والموعد والأولوية، مثل: «تجهيز كشف دوام فرع حمص، رنا، الخميس، أولوية عالية». لا نماذج طويلة ولا حقول كثيرة.

٤. «طلبتها أنا»: أين وصلت كل مهمة

كل مهمة فتحتها لغيرك تظهر في «طلبتها أنا» مع المرحلة التي وصلت إليها. والمهمة التي توقّفت عن التقدّم تُعلَّم «عالقة»، إما يدوياً وإما تلقائياً. فلا حاجة إلى السؤال كل يوم.

٥. مسارات بخطوات، مثل الوصفة

للعمل المتكرر تبني مساراً من خطوات بسيطة. لكل خطوة مسؤول ومهلة، وتحدّد إن كانت تحتاج إلى موافقة أو توقيع. وللحالات الأعقد يتوفر وضع متقدّم بفروع وشروط. مثال: مسار تعيين موظف جديد:

1. الموارد البشرية تجهّز العقد، خلال يومين.
2. المدير المباشر يوافق.
3. الموظف يوقّع العقد إلكترونياً.
4. فريق المعلوماتية يسلّم اللابتوب والحساب.

٦. خطوة موافقة وخطوة توقيع

يمكن تعليم أي خطوة بأنها «موافقة» أو «توقيع». في خطوة التوقيع تُرسل المهمة نفسها على ورق الشركة، أو آخر ملف PDF مرفق بها، إلى التوقيع الإلكتروني، ولا تتقدّم حتى يوقّع الجميع. وتحتاج هذه الخطوة إلى تفعيل التوقيع الإلكتروني أيضاً.

٧. «اطلب»: نماذج طلب لكل الموظفين

أي فريق، كالمعلوماتية أو الخدمات أو المشتريات، يمكنه فتح نموذج طلب قصير لكل الموظفين، مثل «اطلب لابتوب» أو «اطلب صيانة». يفتح الطلب مهمة «جديدة» عند الفريق ليفرزها، ويتابعها الموظف من «طلبتها أنا» دون أن يكون عضواً في المساحة.

٨. قواعد أتمتة تُقرأ كجملة

لا برمجة ولا إعدادات معقدة. القاعدة جملة مفهومة، مثل: «عندما تتأخر مهمة عن موعدها ← بلّغ مدير المساحة». وتتوفر قواعد جاهزة، منها فتح مهمة تأهيل تلقائياً عند إضافة موظف جديد.

على أي باقة؟

المهام مفعّلة من اليوم الأول لكل شركة جديدة خلال التجربة المجانية ٣٠ يوماً، وفي باقة «ديوان» وما فوقها. ويمكن للشركة إيقافها أو إعادة تشغيلها من «الإعدادات ← الميزات». ولا تشملها الباقة المجانية.

وللطلبات اليومية كالإجازات والسلف، راجع الموافقة على طلب.

هذا المقال للمعلومات العامة عن ميزات ديوان.