كثير من الشركات لا تعرف بدقة ما يفعله كل موظف فيها، فتتداخل المهام، ويختلف راتب وظيفتين متشابهتين بلا سبب واضح، ويُكتب إعلان التوظيف من الذاكرة. والتحليل الوظيفي يعالج ذلك من أصله: تسأل الموظف عن عمله، وتراجع إجابته مع مديره، ثم تكتب وصفاً وظيفياً معتمداً. أعددنا لك نموذجاً بالعربية لهذا كله، ونشرح هنا كيف تستعمله.
١. ما التحليل الوظيفي، ولماذا تحتاجه؟
التحليل الوظيفي هو جمع المعلومات عن الوظيفة من مصدرها: ما المهام التي تتكوّن منها، وكم مرة تتكرّر كل مهمة، وكم تأخذ من الوقت، وما أهميتها، وما القرارات التي يتّخذها شاغلها، ومع مَن يتعامل، وما الأدوات التي يستعملها، وما المؤهلات التي تحتاجها. ومن نتيجته يُكتب الوصف الوظيفي. وتحتاجه في:
- تحديد الدرجة بعدل: حين تعرف حجم مسؤوليات كل وظيفة، يسهل ترتيب الوظائف ووضع كل منها في درجتها على سلم الرواتب، بدل أن يُحدَّد الراتب بالتفاوض وحده.
- التوظيف: الوصف الوظيفي هو أساس إعلان الوظيفة وأسئلة المقابلة، فتبحث عن المؤهلات التي تحتاجها الوظيفة فعلاً.
- تقييم الأداء: لا يُقيَّم الموظف بعدل إلا على مسؤوليات معلنة ومتّفق عليها.
- التنظيم: يكشف المهام المكرّرة بين موظفين، والمهام التي لا يتولّاها أحد.
٢. ما في النموذج
أربع أوراق:
- «طريقة الاستخدام»: الخطوات باختصار، ونصائح للموظف عند التعبئة.
- «استبيان التحليل الوظيفي»: يملؤه الموظف في عشرة أقسام: البيانات الأساسية، والغرض من الوظيفة، وحتى ١٥ مهمة يختار لكل منها تكرارها من قائمة (يومي، أسبوعي، شهري، فصلي، سنوي، عند الحاجة) ويقدّر نسبة وقتها وأهميتها من ١ إلى ٥، ثم القرارات والصلاحيات، والعلاقات الداخلية والخارجية، والأدوات والأنظمة، والمؤهلات اللازمة برأيه، وظروف العمل، والتحديات. ويختم المدير المباشر بملاحظاته. وتحت جدول المهام تنبيه أحمر إن لم يقارب مجموع نسب الوقت ١٠٠٪.
- «الوصف الوظيفي»: يكتبه قسم الموارد البشرية. المسمى والقسم والمدير المباشر وظروف العمل تُسحب من الاستبيان تلقائياً، وتظهر أعلى ثماني مهام وزناً (نسبة الوقت × الأهمية) للاسترشاد بها عند صياغة المسؤوليات. وفيه خانة لدرجة الوظيفة على سلم الرواتب، وخانات للإعداد والاعتماد والتوقيع.
- «مثال»: استبيان ووصف معبّآن لوظيفة محاسب رواتب، بأسماء افتراضية، لترى كيف تبدو الإجابة الجيدة.
الخلايا الصفراء للإدخال، والرمادية معادلات. والأوراق جاهزة للطباعة على ورق A4، والملف غير محمي، فعدّله بما يناسب شركتك.
٣. كيف تستعمله، خطوة خطوة
- احفظ نسخة من الملف لكل وظيفة، وأرسلها إلى الموظف الذي يشغلها. وإن شغلها أكثر من موظف، فاختر أكثرهم خبرة بها.
- اشرح للموظف أن الاستبيان يصف الوظيفة ولا يقيّم أداءه، واطلب منه أن يكتب ما يفعله فعلاً، وأن يبدأ كل مهمة بفعل: يُعدّ، يراجع، يتابع.
- يملأ الموظف ورقة «استبيان التحليل الوظيفي»، ويتأكّد أن مجموع نسب الوقت يقارب ١٠٠٪.
- يراجع المدير المباشر الاستبيان، ويكتب ملاحظاته وتعديلاته في القسم الأخير.
- يكتب قسم الموارد البشرية ورقة «الوصف الوظيفي»: الغرض من الوظيفة، والمسؤوليات الرئيسية بصياغة واضحة، والمؤهلات والخبرة والمهارات المطلوبة.
- حدّد درجة الوظيفة على سلم الرواتب. وإن لم يكن لديك سلم بعد، فابدأ من نموذج سلم الرواتب المجاني.
- يُعتمد الوصف ويُوقَّع ويُحفظ في ملف الوظيفة، ويُراجع مرة في السنة على الأقل.
٤. حدود النموذج، بصراحة
- ملف لكل وظيفة: لا يجمع وظائف الشركة في مكان واحد، فعليك أن ترتّب الملفات بنفسك.
- لا يحفظ التعديلات: إن تغيّر الوصف، فلن تعرف ما الذي تغيّر ومتى، إلا إن حفظت كل نسخة باسم مختلف.
- لا يرتبط بالرواتب: الدرجة التي تكتبها في الوصف لا تنتقل إلى راتب الموظف وحدها.
أسئلة شائعة
ما الفرق بين التحليل الوظيفي والوصف الوظيفي؟
التحليل الوظيفي هو جمع المعلومات عن الوظيفة: ما مهامها، وكم تأخذ كل مهمة من الوقت، وما صلاحياتها وعلاقاتها وظروفها. والوصف الوظيفي هو الوثيقة المختصرة التي تُكتب من نتيجة هذا التحليل وتُعتمد: الغرض من الوظيفة، ومسؤولياتها الرئيسية، ومؤهلاتها، وخط رفع التقارير.
من يملأ استبيان التحليل الوظيفي؟
يملؤه الموظف الذي يشغل الوظيفة لأنه أعرف الناس بتفاصيلها اليومية، ثم يراجعه مديره المباشر ويصحّح ما يلزم. ويكتب قسم الموارد البشرية الوصف الوظيفي النهائي بعد ذلك.
كم مرة يُراجع الوصف الوظيفي؟
مرة في السنة على الأقل، وكلما تغيّرت مهام الوظيفة تغيّراً واضحاً، كأن تُضاف إليها مسؤولية جديدة أو يتغيّر من يرفع إليه الموظف تقاريره.
هل يُغني الوصف الوظيفي عن عقد العمل؟
لا. عقد العمل يحدّد الأجر والمدة والحقوق والالتزامات وفق قانون العمل، والوصف الوظيفي يحدّد مهام الوظيفة ومسؤولياتها. ويمكن أن يُشار في العقد إلى الوصف الوظيفي ويُرفق به.
وإن أردت أن يكون المسمى الوظيفي والقسم والمدير المباشر جزءاً من ملف كل موظف، مع راتبه وحضوره وإجازاته، فهذا ما يفعله ديوان، ويمكنك أن تسجّل شركتك مجاناً.
هذا المقال للمعلومات العامة، ولا يُعدّ استشارة قانونية. والأسماء والتفاصيل في المثال افتراضية. ولحالة شركتك الخاصة، راجع مستشارك أو الجهة الرسمية المختصة.