موظف جديد في فرع حلب ينتظر عقده، ومديره في دمشق. والإنذار يُطبع ويُرسل ثم يضيع في الطريق. وبراءة الذمة تدور على خمسة مكاتب. التوقيع الإلكتروني داخل برنامج الموارد البشرية يختصر هذا كله: الورقة تصل إلى من يجب أن يوقّعها، ويوقّعها من جواله، وتعود إليك نسخة موقّعة.
١. ما الذي يمكن توقيعه في ديوان
- أوراق الموظف: عقد العمل، والإنذار، والمخالصة.
- العرض الوظيفي: يقبله المرشح من صفحة العرض برمز لمرة واحدة يصل إلى بريده أو جواله المسجّل، وتُرفق بالعرض شهادة توقيع.
- الكتب الرسمية: مثل شهادة العمل وكتاب التعريف بالراتب.
- العهدة وإنهاء الخدمة: نماذج استلام العهدة، وبراءة الذمة.
- أي ملف PDF ترفعه: محضر اجتماع، أو استلام بضاعة، أو موافقة داخلية.
وتختار الشركة أي أنواع الأوراق تُرسل للتوقيع وأيها يبقى ورقياً.
٢. كيف يوقّع الموظف
- تصل الورقة إلى الموظف في تطبيق ديوان HR أو من المتصفح.
- يقرؤها، ثم يؤكّد هويته بمفتاح المرور (Face ID أو بصمة الإصبع على جواله) أو برمز لمرة واحدة.
- يُطبع التوقيع في مكانه على الورقة، مع رمز QR للتحقق.
- تصل النسخة الموقّعة إلى الشركة، ويبقى أثر التوقيع في سجل التدقيق.
٣. الورقة الموقّعة ورمز QR
تخرج الورقة على ترويسة شركتك، والتوقيع في موضعه. وأي جهة تمسح رمز QR ترى أن الورقة صادرة عبر ديوان، وحالتها وتاريخ توقيعها. ولا تعرض صفحة التحقق الراتب ولا أي مبلغ ولا نص الورقة.
٤. ملف PDF من خارج ديوان
عندك محضر اجتماع أو استلام بضاعة؟ ارفع ملف PDF، واختر الزملاء الذين يوقّعونه، بالترتيب أو معاً. لا يرى الورقة ونسختها الموقّعة إلا المرسل والموقّعون. ويمكن للموارد البشرية أن ترفع وتوقّع باسم الشركة، ويمكن للشركة أن تحصر رفع الأوراق بالموارد البشرية.
٥. التوقيع كخطوة في سير العمل
في مهام ديوان يمكن تعليم أي خطوة في المسار بأنها «توقيع». فحين تصلها المهمة، تُرسل الورقة للتوقيع، ولا تتقدّم المهمة حتى يوقّع الجميع. مثال: مسار تعيين موظف جديد لا ينتقل إلى خطوة تسليم اللابتوب قبل توقيع العقد.
٦. ما الذي نقدّمه، وما الذي لا نقدّمه
يرد التوقيع الإلكتروني في التشريع السوري في قانون التوقيع الإلكتروني وخدمات الشبكة رقم ٤ لعام ٢٠٠٩.
- ما يقدّمه ديوان هو توقيع إلكتروني بسيط مع سجل تدقيق: يبيّن السجل من فعل ماذا ومتى، ولا يستطيع أحد تعديله أو حذفه من داخل ديوان.
- ديوان ليس جهة تصديق، ولا يقدّم رأياً قانونياً في حجّية هذا التوقيع.
- يمكن دائماً طباعة النسخة النهائية وتوقيعها ورقياً أيضاً. وللأوراق التي تحتاج فيها إلى يقين قانوني، راجع محاميك.
٧. على أي باقة؟
التوقيع الإلكتروني مفعّل من اليوم الأول لكل شركة جديدة خلال التجربة المجانية ٣٠ يوماً، وفي باقة «ديوان» وما فوقها. ويمكن للشركة إيقافه أو إعادة تشغيله من «الإعدادات ← الميزات». ولا يشمله ديوان في الباقة المجانية.
للمعلومات العامة، وليس استشارة قانونية. ولحالة شركتك الخاصة، راجع محامياً أو الجهة الرسمية المختصة.